Classificação e Organização Inteligente de Documentos
Indexação de Documentos
Localize Informações em Segundos.
Transforme dados brutos em inteligência pesquisável. Atribuímos metadados estratégicos ao seu acervo para garantir precisão total na recuperação de documentos.
O que é a Indexação de Documentos na Stockdoc?
A indexação de documentos é o processo de identificar e organizar informações-chave (como nomes, datas, CPFs ou números de contrato) para criar um banco de dados pesquisável. Sem indexação, um documento digital é apenas uma imagem; com ela, ele se torna um dado estratégico acessível instantaneamente.
Diferenciais do Processo
Reconhecimento OCR Avançado
Transformamos imagens em textos pesquisáveis, permitindo a busca por palavras-chave dentro do conteúdo.
Extração Inteligente de Dados
Captura automatizada de campos específicos em formulários, notas fiscais e prontuários.
Padronização de Metadados
Criação de chaves de busca personalizadas de acordo com a necessidade do seu departamento.
Validação de Dados
Cruzamento de informações indexadas para garantir que o dado extraído está 100% correto.
Tecnologia e Precisão
- Busca Full-Text: Pesquise por qualquer termo contido no documento, não apenas no nome do arquivo.
- Integração via API: Como você entende de automação, destaque aqui que os dados indexados podem ser integrados diretamente ao ERP ou CRM da empresa.
- Segurança da Informação: Controle quem pode pesquisar e visualizar documentos com base em perfis de acesso.
- Auditoria de Dados: Logs detalhados que mostram quem acessou ou editou cada índice do sistema.
Benefícios para sua Empresa
- Confiabilidade de Dados: Informações organizadas por critérios técnicos que eliminam erros de arquivamento.
- Velocidade na Recuperação: Acabe com o tempo perdido procurando arquivos em pastas genéricas.
- Automação de Processos: Facilite fluxos de trabalho (workflows) através de documentos facilmente identificáveis.
- Redução de Custo Operacional: Menos tempo de busca significa mais produtividade para sua equipe.
- Facilidade em Auditorias: Responda a solicitações de auditoria ou fiscalização em tempo real.
Será um prazer atender você!
Telefone
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Perguntas frequentes (FAQ)
Qual a diferença entre digitalização e indexação de documentos?
A digitalização transforma o papel em imagem. A indexação atribui “etiquetas” digitais a essa imagem para que ela possa ser encontrada pelo sistema de busca.
Posso indexar documentos que já foram digitalizados anteriormente?
Sim. Podemos processar seu acervo digital atual para aplicar OCR e organizar os índices de busca.
Quais tipos de campos podem ser indexados?
Qualquer informação relevante: Número de NF, Nome do Cliente, Data de Vencimento, CPF/CNPJ, Tipo de Documento, entre outros.
A indexação de documentos ajuda na LGPD?
Com certeza. Indexar documentos que contenham dados pessoais facilita o controle, a anonimização e o atendimento às requisições dos titulares.
A indexação inclui a aplicação de OCR nos documentos?
Quando necessário, sim. Documentos digitalizados que são apenas imagens recebem a camada de OCR para que o conteúdo interno também se torne pesquisável, complementando a indexação por metadados.
Quem mantém a indexação após a implantação?
Após o projeto inicial, sua equipe é capacitada para manter a padronização nos novos documentos. Caso prefira, a StockDoc também oferece serviços contínuos de indexação para novos volumes que forem sendo incorporados ao acervo.
A indexação pode ser combinada com outros serviços da StockDoc?
Sim. A Indexação Inteligente é frequentemente combinada com a Digitalização Certificada, a Guarda Física e o Portal GED, formando uma solução completa de gestão documental.
Veja como podemos te ajudar